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Aktenordner Archivierung in Kunststoffboxen
Übersichtliche und sichere Langzeit-Aktenlagerung
Digitale Archivierung und Archivierung in Papierform
Das "papierlose Büro" hat sich bisher nicht für alle Archivierungsbereiche durchgesetzt. Warenwirtschaftsprogramme können zwar Ausgangsrechnungen und Buchungsbelege digital archivieren. Die Digitalisierung von Eingangsbelegen erfordert jedoch deutlich mehr Aufwand, da diese eingescannt und im digitalen Archivierungssystem katalogisiert werden müssen. Bei der Übernahme digitaler Fremdbelege entfällt zwar der Aufwand der Scannung, stattdessen bedarf es mehr an Schutz vor Computerviren, Trojanern und Schadsoftware.
Digitale Archivierung von Dokumenten, insbesondere von steuerlich wichtigen Unterlagen, benötigt zwar viel weniger Platz als die Papierablage, erfordert jedoch einiges an fachmännischer Kompetenz bei der Datensicherheit und der Möglichkeit eines reglementierten Datenzugriffs. Datenträger müssen auch nach zehn Jahren noch lesbar sein und die Software dafür muss auch nach dieser Aufbewahrungsfrist immer noch zur Verfügung stehen.
Für Privatpersonen, Selbständige und KMUs kommt eine digitale Speicherung als alleinige Archivierungsart deshalb eher nicht in Frage. Eine komplette digitale Archivierung eignet sich vor allem für große vernetzte Unternehmen, die über das notwendige Know-How in ihren EDV-Abteilungen verfügen. Alle anderen müssen sich begnügen mit dem, was Warenwirtschaftsprogramme digital archivieren können. Meist sind das Ausgangsrechnungen und Buchungsbelege. Eingangsrechnungen, Verträge, Bilanzen, Bewerbungsunterlagen und ähnliche Dokumente werden meist in Papierform im Ordner archiviert.
Archivierungspflicht und Aufbewahrungsfristen
Es gibt eine gesetzliche Archivierungspflicht für alle Dokumente, die für eine Steuerprüfung durch die Finanzbehörden relevant sind. Für Privatpersonen und Geschäftsleute gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Für Kaufleute ist im Handelsgesetzbuch (§§ 238 und 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO) geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungfristen liegen je nach Dokumentenart zwischen sechs und zehn Jahren. Handelsbriefe, Brief-Kopien, Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Relevanz müssen in der Regel sechs Jahre aufbewahrt werden. Zehn Jahre Aufbewahrungsfrist gelten u.a. für Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen sowie Handelsbücher. Dies gilt auch für die dazu gehörenden Buchungsbelege. Im Zweifel gibt es dazu detaillierte Informationen auf einschlägigen Internetseiten.
Wichtige Dokumente archivieren
Jenseits der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und über die geforderten Aufbewahrungsfristen hinaus ist es auch für Privatleute ratsam, Dokumente aufzubewahren, die rechtlich irgendwann wichtig werden könnten. Dies können zum Beispiel Verträge über Versicherungen, Immobilien, Darlehen oder Erbschaftsangelegenheiten sein.
Wie behält man den Überblick?
Es dürfte schon klar geworden sein: Es ist viel Platz notwendig. Deshalb müssen alle Dokumente systematisch abgelegt werden, nach Sachgebieten getrennt und nach einem Archivierungskonzept abgelegt werden, das den eigenen speziellen Erfordernissen entspricht. Dieses Konzept sollten alle Personen kennen, die im Unternehmen mit Archivierung befasst sind.
Die kleinste Einheit ist dabei der Akten-Ordner oder das Hängeregister. Durch Registerblätter lässt sich diese Einheit noch unterteilen. Aktenordner können in den handelsüblichen Aktenschränken oder Aktenregalen aufbewahrt werden. Durch sachgemäße Beschriftung der Ordner-Rücken behält man den Überblick. Idealerweise beschriften Sie nach einem vorher festgelegten systematischen Aktenplan. Dieser gibt Auskunft darüber, wie beschriftet wird und wo abgelegt wird.
Sichere Archivierung
Bei Ablage im Aktenschrank oder im Aktenregal tritt das Problem auf, dass die Unterlagen mit der Zeit verstauben und – je nach Art des Archivraumes - feucht werden können oder sogar von Ungeziefer befallen werden können, denn in langen Jahren der Aufbewahrung kann viel passieren. Dokumente müssen jedoch so archiviert werden, dass sie auch nach zehn Jahren bei einer Prüfung noch lesbar sind. Sie dürfen nicht durch Staub und Stockflecken oder gar durch Schimmel unbrauchbar geworden sein.
Artikelnummer 4640106 - SmartStore DRY Box 45
Für max. 6 Ordner. Wasserdicht, schimmeldicht!
Artikelnummer 4801477 - Really Useful Box 48 Liter
Ordnerrücken sind von oben lesbar. Für max. 7 Ordner oder für Hängemappen.
Artikelnummer 4801309T - Really Useful Box 35 Liter
Für 4 - 5 Aktenordner oder für Hängemappen geeignet.
Artikelnummer 4800697 - Really Useful Box 48 XL Box
Für max. 6 Ordner. Ordnerrücken sind von der Seite lesbar.
Artikelnummer 4802139T - Really Useful Box 19 Liter
Für A4 Hängemappen geeignet.
Artikelnummer 4667721 - SmartStore Classic Box 65
Für max. 6 Ordner. Ordnerrücken sind von der Seite lesbar.
Artikelnummer 40836006 - Sunware Q-Line 72 Liter
Für 6 Aktenordner geeignet.
Aktenlagerung in Kunststoffboxen
Deshalb raten wir stets zur Aufbewahrung in durchsichtigen Kunststoffboxen. Mit ihnen lassen sich Aktenordner sauber und übersichtlich archivieren. Idealerweise nimmt man stapelbare Aufbewahrungsboxen, in denen sich die Ordnerrücken von außen lesen lassen. So kann das gesuchte Dokument auch leichter gefunden werden. Dies ist viel übersichtlicher als beim Aktenschrank. Übrigens gibt es auch Ordner-Aufbewahrungsboxen mit Schienen für Hängeregister.
Aufbewahrungsboxen aus Kunststoff schützen vor Staub und Feuchtigkeit. Sie sorgen dafür, dass die Ordner sauber bleiben, auch wenn sie auf dem Dachboden, im Keller oder in einem staubigen Archivraum aufbewahrt werden. Auf diese Weise lassen sich Archivierungssicherheit und Übersicht einfach miteinander verbinden.
Aktenaufbewahrung in Ordner-Kartons aus Wellpappe eignet sich nur für weniger wichtige Dokumente. Wellpappkartons, Archivboxen aus Pappe oder gar Umzugskartons können den notwendigen Schutz nicht für lange Aufbewahrungsfristen gewährleisten. Sie ziehen mit der Zeit Feuchtigkeit und knicken unter hoher Stapellast ein. Stapelbarkeit wird damit eine Zeitfrage. Davon abgesehen bieten Kartons weniger Übersicht, weil die Ordnerrücken von außen nicht sichtbar sind.
Feuchte Archivräume
Eine besondere Herausforderung sind feuchte Archivräume in älteren Gebäuden. Dafür werden die wasserdichten Aufbewahrungsboxen unter dem Markennamen SmartStore DRY angeboten. Darin lassen sich bis zu sechs Aktenordner archivieren. Wenn der Deckel der wasserdichten Box sorgfältig rundum aufgedrückt ist, dann reicht die Dichtheit aus, um sogar eine Überflutung durch ein Hochwasser zu überstehen.
Artikelnummer 4179624 - IRIS - All Weather Box 70 Liter
Für max. 6 Ordner. Ordnerrücken sind von der Seite lesbar.
